Aprende con Access - Crear una Tabla

Crear una Tabla

Las tablas se forman a partir de dos conceptos básicos que desde este momento deberán resultar muy familiares para el lector. Estamos hablando de REGISTROS y de CAMPOS.

Para trabajar con la información, tenemos que clasificarla previamente.
Así, por ejemplo, si nuestra BBDD fuera de alumnos de un colegio, tendríamos algo parecido a:

Y así sucesivamente. Es decir, agrupamos la información por conjuntos homogéneos en los que repetimos de forma continua una serie de datos.

Así, denominamos REGISTRO al conjunto de información homogénea que se introduce en una tabla. O sea, en una BBDD de animales, un registro será cada animal introducido; en un BBDD de biblioteca, cada registro será uno de los libros; en una BBDD de alumnos, cada alumno será un registro.

Cada uno de estos registros consta de unos tipos de datos que se repiten en todos ellos, a esos tipos de datos predefinidos, los denominamos CAMPOS. En el caso anterior, un campo es NOMBRE, otro es APELLIDOS, otros serán DIRECCION, CODIGO POSTAL, CIUDAD, TELÉFONO y CURSO. Es decir, los campos son el tipo de datos que queremos acumular y clasificar de cada uno de los registros.

El conjunto de campos y registros forman las tablas, y por tanto, para crear una tabla deberemos definir los registros y campos que la componen. Esa es una de las tareas del análisis previo: definir con exactitud los registros y campos que formarán cada tabla.

De este modo, el planteamiento gráfico de la cuestión sería el siguiente:

La primera tabla
Siguiendo con el ejemplo que nos planteábamos al principio del curso, nuestra BBDD va a versar sobre animales. Como caso práctico, nos planteamos disponer de una reserva de animales en la que vamos a inventariar los ejemplares existentes. Hemos realizado ya el análisis previo de la misma, y hemos optado por crear inicialmente una tabla de animales.

Los campos de la BBDD van a ser:

Así, que nos disponemos a crear la tabla. Teníamos iniciada la BBDD: Animales.mdb. Si la cerramos anteriormente, volveremos a abrirla ahora. Tras haberla abierto de nuevo, tendremos la siguiente pantalla tras marcar en la banda izquierda la opción de Tablas.

Queremos crear una tabla y Microsoft Access nos ofrece tres opciones para realizar esta operación:

Nosotros utilizaremos la primera de las opciones por ser la más didáctica y porque una vez el lector se familiarice con ella, el resto de opciones serán muy sencillas de utilizar. Una vez seleccionada la primera opción el aspecto de la pantalla será:

Nuestra labor ahora será definir los campos que hemos decidido crear para nuestra tabla de 'Especies'. Es decir, vamos a crear una tabla denominada Especies, que tendrá los siguientes campos:

Para trabajar en Access es siempre muy recomendable ordenar bien todo lo que se hace. Por ello, denominaremos 01-Especies a la tabla (la nombraremos más tarde) y todos los campos que vamos a crear comenzaran por 01, para identificarlos como pertenecientes a la primera tabla.

Para cada campo necesitamos como mínimo dos datos: el nombre que le asignamos y el tipo de campo. De momento, para empezar, vamos escribir los nombres en la columna izquierda, donde dice 'Nombre del campo'. Hagámoslo.

El resultado es el que vemos a continuación:

En esa pantalla observamos que el programa selecciona por defecto la opción de Texto en 'Tipo de datos'. Pero no siempre es la más conveniente.

El siguiente paso será decidir qué Tipo de datos vamos a asignar a cada campo. Para ello deberemos conocer primero con qué opciones contamos. Son las siguientes que se descubren al pulsar en la pantalla desplegable de cada fila de Tipo de Datos.

Texto

- Tipo de Datos: Memo. Se utiliza cuando el contenido del campo va a ser datos alfanuméricos, textos largos, párrafos enteros, hasta un máximo de 64.000 caracteres.

- Tipo de Datos: Numérico. Se utiliza cuando el campo se compondrá de datos numéricos. Se puede optar por distintos sub-tipos que conoceremos más adelante.

- Tipo de Datos: Fecha/Hora. Se utiliza cuando el campo se compondrá de una información del tipo 'fechas y/u horas'. Se puede optar por distintos sub-tipos.

- Tipo de Datos: Moneda. Se utiliza cuando el campo se compondrá de una información sobre moneda (precios, valor, etc.). Se puede optar por distintos sub-tipos.

- Tipo de Datos: Autonumérico. Se utiliza cuando el campo se compondrá de una información numérica de orden generada automáticamente por Microsoft Access.

- Tipo de Datos: Si/No. Se utiliza cuando el campo se compondrá de una información de tipo booleano (verdadero o falso).

- Tipo de Datos: Objeto OLE. Se utiliza cuando el campo va a alimentarse con imágenes, gráficos u otros objetos procedentes de otras aplicaciones Windows.

- Tipo de Datos: Hipervínculo. Se utiliza cuando el campo va a alimentarse con una dirección de World Wide Web, intranet, red de área local, etc.

La última opción del menú desplegable no la estudiaremos ahora, pero la utilizaremos más adelante para establecer relaciones entre distintas tablas.

Nuestro trabajo ahora consistirá en elegir la mejor opción de tipo de datos para cada campo creado. Nuestra elección final será esta.

En principio ya podemos decir que tenemos una tabla creada. Y para asegurarnos de ello vamos a guardarla. Iremos a la opción Archivo > Guardar y elegiremos el nombre de la tabla creada en la ventana que surge. En este caso era 01-ESPECIES. El sistema nos preguntara si deseamos crear una Clave Principal, en principio le diremos que no, aunque más tarde comprobaremos que resultan muy útiles. Ahora ya podemos cerrar nuestra tabla (pulsando la X de la esquina superior derecha del cuadro de diálogo).

Ahora comprobaremos que nuestra tabla ya aparece guardada bajo este aspecto: