Propiedades: Lugares decimales, Máscara de Entrada y Título

- La propiedad 'Lugares Decimales' sólo se activa, lógicamente, en los casos en los que seleccionamos Tipo Numérico o Moneda. Sencillamente permite seleccionar el número de decimales que obligatoriamente se mostrarán. Admite los valores de 0 a 15.

 

- La propiedad 'Máscara de Entrada' es una de las más útiles de entre todas, ya que bien utilizada permite limitar los errores de introducción de datos por parte del usuario o del operador. Puede definirse para los Tipos: Texto, Numérico, Fecha/Hora y Moneda.

Access dispone de un asistente para generar máscaras de entrada. Lo vemos al pulsar en el extremo derecho de la ventana de la propiedad de Mascara de Entrada.

En el Curso Avanzado de Access, podréis estudiar la formulación de las distintas máscaras que se pueden utilizar para cada tipo de campo. Estas fórmulas se basan en distintos códigos y signos preestablecidos. Por ahora le bastará con seleccionar las máscaras más válidas entre las disponibles. Así mismo, ahora podrá aprender mucho respecto a estas formulaciones observando los distintos modelos que se presentan en el asistente. Éste dispone de una 'zona de prueba' en la parte inferior de la pantalla en la que se puede comprobar el funcionamiento de la máscara seleccionada.

 

- La propiedad 'Título' permite dar más claridad operativa a los formularios y tablas utilizados. Normalmente, cuando se diseña una tabla, se asigna nombres cortos a los campos. Suelen ser nombres cifrados y sin espacios en blanco que permiten un análisis rápido de la misma. Por defecto, estos nombres de campo se utilizan en tablas y formularios. Sin embargo no son suficientemente descriptivos. En la propiedad Título podemos poner, si lo consideramos necesario, un título más clarificador. En nuestro caso, los nombres de campo utilizados son bastante claros, pero podríamos haber utilizado el nombre 01-NOMCIEN para designar al campo que contiene el nombre científico de la especie. Así, en este caso, nos habría interesado incluir en la propiedad título: Nombre Científico. Esta propiedad no tiene repercusión sobre el funcionamiento de la BBDD.

Propiedades: Valor Predeterminado, Regla de Validación y Texto de Validación

- La propiedad Valor Predeterminado contiene el valor que por defecto se asigna a cada campo. Hay algunos casos que ya vienen asignados previamente por Access, por ejemplo en los tipos numérico y moneda, en los que el valor predeterminado es 0 por defecto. Esta propiedad permite cambiar este valor con lo que, en determinadas aplicaciones, se consigue mayor velocidad de introducción de datos.

 

- La propiedad Regla de Validación, permite introducir una expresión que valide o no la introducción de datos en ese campo. Es decir, nos permite limitar las opciones de datos a introducir. Esto resulta especialmente útil para limitar la posibilidad de errores en la introducción de datos.

Existen distintas reglas de validación que se pueden introducir y, al igual que en el caso de las máscaras de entrada, existe un 'lenguaje lógico' de formulación de expresiones.
Por ejemplo, la expresión '<100' en un campo de tipo numérico, obligará a que el valor introducido sea siempre menor que 100. Otro ejemplo: La expresión 'CIERVO' O 'ARDILLA' como regla de validación en el campo 01_Nombre_comun, sólo nos permitiría introducir cualquiera de esos datos en dicho campo.

La regla de validación se puede generar a través del Generador de Expresiones de Access. El motor de generador de expresiones es muy potente e intuitivo y lo analizaremos con detalle en el Curso Avanzado de Access.

- La tercera propiedad de esta sección es Texto de Validación permite definir el texto que Access mostrará cuando la regla de validación no se haya cumplido, es decir, permite definir el 'mensaje de error' que aparecerá en la tabla por el incumplimiento de la regla de validación determinada.

Propiedad: Requerido, Permitir longitud cero, Indexado y Compresión Unicode

- La propiedad Requerido admite dos opciones, sí o no. Aplicando 'si' estaremos obligando a que siempre sea introducido un valor en este campo. Es más, no habrá ningún registro que pueda ser grabado definitivamente si este campo no ha sido completado. Se aplica a campos de importancia para el conjunto de la tabla y de este modo se obliga a que el operador no pueda dejar de introducir el dato por error.

 

- La propiedad Permitir longitud cero, sólo es aplicable a los tipos Texto y Memo. Aplicando 'si' permitiremos que se puedan incluir en este campo valores de longitud cero. Estos valores tienen características especiales y serán estudiados con detenimiento en el Curso Avanzado de Access, no siendo relevantes en esta primera parte.

- La propiedad Indexado tiene relación directa con el tema de las Claves e Índices. Básicamente es un sistema que permite acelerar las búsquedas en BBDD complejas. Por ahora consideraremos que siempre es conveniente que las tablas tengan una clave principal asignada a un campo. Este campo siempre será indexado, obligando a que no existan dos campos con el mismo valor dentro de la tabla. Este asunto también será estudiado con mayor profundidad más adelante.

- La propiedad Compresión Unicode es una característica de los campos de tipo Texto y Memo por la cual se comprimen, siempre que no tengan caracteres internacionales complejos, ocupando menos espacio. En esta primera fase tampoco será relevante su aplicación, aunque si que lo es para BBDD complejas.

Con estas últimas propiedades hemos terminado la parte más importante de definición de nuestra primera tabla. Recordemos que hemos estudiado los tipos de campos y sus propiedades más importantes. Ahora ya podemos crear nuestra primera tabla básica.