Diseñar una consulta
Lo primero de todo es pensar bien los parámetros que vamos a utilizar para realizar la consulta, pues de su idoneidad dependerá el éxito o fracaso de nuestras pretensiones. A modo de ejemplo, en esta lección vamos a hacer una consulta sobre la tabla 01-ESPECIES que venimos utilizando durante el curso. Lo que queremos hacer con esa consulta es extraer los registros que contienen información sobre animales que pertenecen a la clase mamíferos. Por lo tanto, nuestro parámetro o criterio de búsqueda será que el campo 'Animales/Clase' sea igual a 'mamífero'.

Sigue estos pasos para crear la consulta de selección:

1. Abre la BBDD 'Animales.mdb'. Haz clic en el botón de 'Consulta' de la barra izquierda. La ventana cambiará a esta apariencia:

2. Haz doble clic en la opción 'Crear una consulta en vista diseño'. Ésta es la forma más rápida, aunque también puedes utilizar el Asistente, que te guiará a través de todos los pasos.

3. Te aparecerá el cuadro de diálogo 'Mostrar tabla'. Lo que te está pidiendo Access es que definas en qué tabla quieres realizar la consulta. Como sólo tenemos una, no hay problema: selecciona la tabla '01-ESPECIES' y haz clic en 'Agregar' y luego en 'Cerrar'.

4. Ahora te aparece la ventana de diseño de consultas.

En la ventanita pequeña de la parte superior se encuentran los nombres de los campos de la tabla '01-ESPECIES'. En la parte inferior, denominada cuadrícula QBE, es donde tendremos que diseñar la estructura de la consulta y definir los criterios que la regirán. Cada columna de la cuadrícula se corresponde con un campo. Por ello, si queremos que nuestra consulta tenga tres campos, deberemos rellenar tres columnas de la cuadrícula. Vamos comenzar con el campo más importante, el que contendrá el criterio de la consulta.

5. Este campo va a ser '01_Clase', ya que como hemos explicado el criterio de nuestra consulta va a ser que ese campo sea igual a 'Mamífero'. Lo que hay que hacer ahora es hacer clic en la celda 'Campo' de la primera columna y elegir este campo.

6. Ahora vamos rellenar las siguientes celdas de esta primera columna. De forma predeterminada, al elegir el campo '01_Clase', en la celda de Tabla aparecerá la tabla a la que corresponde este campo, esto es: '01-ESPECIES'. El campo 'Ordenar' sirve para establecer un orden cuando Access te presente los resultados; puedes elegir entre Ascendente, Descendente y Sin ordenar. Activa casilla 'Mostrar' si quieres que en el resultado de la consulta se muestren los datos de este campo (debes saber que puedes realizar una consulta basándote en unos campos pero no querer que aparezcan referenciados en su resultado). Por último llegamos al campo clave: 'Criterios'. Aquí es donde deberás especificar el criterio de la consulta. El nuestro es muy sencillo: escribe la palabra 'Mamífero' para que la consulta extraiga solamente los registros que contienen esta palabra en el campo '01_Clase'. Al final esta primera columna debe quedar así:

7. Como queremos que en los resultados de la consulta aparezcan también otros campos, vamos a utilizar las columnas de la derecha. Introduce en la segunda columna el campo '01_Nombre_comun' y en la tercera '01_Descripción'. Activa las dos casillas para que se muestren en la consulta. Debe quedar así:

Ejecutar una consulta
En los pasos anteriores hemos diseñado una consulta. Ahora sólo queda ejecutarla y guardarla.

Elige Consulta > Ejecutar. Automáticamente, Access te mostrará el resultado de tu consulta sobre la base de los criterios introducidos. Si la has hecho bien debe tener esta apariencia:

Puedes ver que la consulta incluye los tres campos marcados en su diseño y que el criterio se cumple: todos los registros contienen la palabra 'Mamífero' en el campo '01_Clase'.

Para guardar la consulta elige Archivo > Guardar. Te aparecerá un cuadro de diálogo como el de abajo para que asignes un nombre a la consulta. Escribe 'Mamíferos' y haz clic en Aceptar.

Si ahora vuelves a la ventana principal de la BBDD verás que en la categoría de consultas aparece guardada la consulta 'Mamíferos'.