Aprende con Access - --Access 2003--

APRENDEREMOS A MANEJAR Access

Entrar en Office
Cuando se instala el software de Office 2003 , el acceso a Access queda integrado en el Menú de Inicio. Así, una vez instalado Office, para entrar en Access, bastará con dirigirse al botón de 'Inicio' en la barra de control del Windows, seleccionar 'Programas' y acceder al icono que indica 'Microsoft Access'. Tras esta operación, la pantalla que observaremos es la siguiente:

El cuadro que nos interesa es el central, que tiene este aspecto:

Este cuadro de diálogo nos permite acceder a Access de dos formas. O bien creando una BBDD en blanco, o bien creando una BBDD con un 'asistente'. Existe una tercera forma, que se aplica cuando queremos abrir una BBDD ya existente. En este caso, cerraremos el cuadro de diálogo e iremos a Archivo > Abrir.

Para esta lección, obviaremos las opciones segunda y tercera y crearemos una BBDD en blanco. Para ello marcaremos la opción 'Base de datos de Access en blanco' y pulsaremos 'Aceptar'

Crear una BBDD
Nos disponemos a crear una BBDD nueva. Como ejercicio que continuaremos a lo largo de este curso, vamos a crear una BBDD de Animales. Y así denominaremos a nuestra BBDD: Animales.

Para ello, al seleccionar la opción anterior, obtendremos la pantalla siguiente:

En ella, hemos seleccionado la carpeta 'Ejercicio' y nos disponemos a crear la BBDD denominada 'Animales.mdb'. Las BBDD de Access se caracterizan por tener como extensión '.mdb'.

Así que crearemos la BBDD denominada 'Animales.mdb'. Escribimos el nombre en la parte inferior destinada a ello y pulsamos el botón 'Crear'. Acabamos de iniciar nuestra BBDD. Y la pantalla que contemplaremos es la siguiente.

Las opciones que ahora se nos presentan son varias. En concreto tres. Podemos crear la BBDD en 'vista Diseño', 'utilizando el asistente' o 'introduciendo datos' directamente. Nosotros utilizaremos en 'vista Diseño', que es la que nos permite un mayor conocimiento de las BBDD, pero antes deberemos realizar una pequeña reflexión.

Planificar es el secreto
Ya tenemos las mínimas nociones para empezar a trabajar con Access. Pero antes tendremos que pensar sobre algo que va mas allá del propio software y que tiene más relación con la consultoría o la ingeniería. Debemos recomendar al lector que siempre, por norma, antes de iniciar su trabajo con Access, realice un estudio previo que responda a las siguientes preguntas, como mínimo.

La respuesta a esas preguntas entra de lleno en lo que denominamos 'planificar'. Es decir, antes de crear una BBDD deberemos coger papel y lápiz y hacer un pequeño esbozo de qué vamos a hacer. (Ver curso 'Master en Análisis y Planificación de BBDD')

Esta planificación de la BBDD la vamos a dejar para otra lección. La razón es que difícilmente podremos realizar esta planificación si no conocemos un poco más concretamente 'qué puede hacer Access'. Así que, quédese el lector con esta idea de que 'Planificar es la mejor manera de trabajar minimizando esfuerzos y maximizando resultados'. Y ahora, en la siguiente lección, procedamos a descubrir los elementos básicos de Access.

Pero, antes de ello, responderemos a algunas preguntas de nuestro proyecto-trabajo que hemos denominado 'Animales.mdb' y que nos ayudará a comprender la forma en que realizaremos las cosas.

2º.- Esa información la queremos relacionar de tal forma que posteriormente podamos consultarla a través del hábitat (marinos, de bosque, etc.) y de su clase (mamíferos, aves, etc.)

A las siguientes preguntas responderemos más tarde, pero ahora, vamos a conocer cuales son las partes más importantes del Access 2003 es decir, los elementos con los cuales podremos estructurar nuestra información y luego utilizarla y consultarla.