Búsquedas vs. consultas
Los datos introducidos en las tablas son enormemente versátiles. Como están ordenados en registros y campos, podemos extraer solamente aquellos que nos van a ser útiles en un determinado momento. Esta operación se puede realizar a través de una búsqueda o, mejor aún, a través de una consulta.

Por ejemplo, imagina que vamos a buscar en la BBDD con la que estamos trabajando en este curso el registro en el que se describe el buitre negro. Evidentemente, la mejor opción para realizar esta operación es hacer una búsqueda. Tendríamos que seguir estos pasos:

1. Elige Edición > Buscar. Nos aparecerá este cuadro de diálogo:

2. En el campo 'Buscar' escribiremos 'buitre negro'.

3. En el menú desplegable 'Buscar en' hacemos clic en la opción '01-ESPECIES : Tabla' para que la búsqueda se realice a través de toda la tabla y no solamente en un campo.

4. En el menú desplegable 'Coincidir' podemos elegir la opción 'Hacer coincidir todo el campo' si estamos seguros que el parámetro de búsqueda se encuentra efectivamente en la tabla. Si no estamos muy seguros de ello, podemos elegir 'Cualquier parte del campo', aunque en este caso Access también daría como resultado de la búsqueda entradas como por ejemplo 'buitre leonado'.

5. Haz clic en 'Buscar siguiente'. Si 'buitre negro' se encuentra en la tabla, Access lo encontrará y te lo mostrará resaltado. Puedes hacer clic otra vez en 'Buscar siguiente' para ver si se encuentra otra entrada en la tabla. Cuando Access haya repasado todos los datos te mostrará este cuadro de mensaje:

Con este ejemplo has visto lo sencillo que resulta buscar datos en las tablas de Access. De hecho esta herramienta es la misma que te puedes encontrar en otros programas de Office, como Word o Excel.

Pero ahora imagina que lo que quieres buscar son todos los animales de la tabla que pertenecen a la clase 'mamíferos'. Por poco extensa que sea la tabla, la operación de búsqueda realizada con la herramienta 'Buscar' sería muy trabajosa. Para ocasiones como éstas, la mejor opción es utilizar las consultas de Access.

Clases de consultas
Las consultas son herramientas de Access que permiten filtrar datos de una tabla o consulta. De esta forma, y retomando el ejemplo anterior, podríamos realizar una consulta especificando que queremos extraer todos los registros que cumplan una condición: que el campo 'Animales/Clase' sea igual a 'mamífero'. Esto es un ejemplo de consulta de selección.

En Access existen dos categorías de consultas:

1. Consultas de selección. Son aquellas que extraen o muestran unos datos a partir de unos filtros que especificamos. Son las consultas más sencillas, ya que podríamos decir que se trata de una búsqueda con parámetros. Las consultas de selección son las más utilizadas y a ellas dedicaremos la siguiente lección.

 

2. Consultas de acción. Esta clase de consultas consta de dos pasos. Primeramente se realiza una consulta de selección sobre la base de unos parámetros o filtros. Después, sobre el resultado de la consulta se realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción:

- Consulta de eliminación (elimina de una tabla los registros que cumplen ciertos criterios).
- Consulta de actualización (modifica los registros que cumplen unos parámetros establecidos).
- Consulta de datos anexados (copia unos registros de una tabla a otra tabla).
- Consulta de creación de tablas (crea una tabla nueva a partir de los registros de otra que cumplen ciertas especificaciones).