ELEMENTO CON ACCESS
Quizá la parte más importante de Access aparece en la barra de control lateral izquierda. Allí se muestran los distintos grupos de operaciones y elementos que componen la BBDD. Su aspecto es el siguiente:
En ella podemos comprobar que los elementos más importantes son:
- Tablas
- Consultas
- Formularios
- Informes
- Páginas
- Macros
- Módulos
Ahora veremos qué es cada uno de ellos, con el fin de que el lector conozca las herramientas y elementos que puede utilizar para el diseño de su BBDD.
1. TABLAS
Son realmente los recipientes, acumuladores, 'almacenes' de la información. En las tablas guardamos y archivamos toda la documentación que luego trataremos.
Dispone de la propiedad de poder almacenar los datos en distintos formatos: texto, memo, numérico, fecha/hora, moneda, auto numérico, etc. Permite la relación (que en su momento estudiaremos) entre varias tablas, pero lo importante es el concepto de que las tablas son el 'almacén' estructurado y ordenado de la documentación, el instrumento básico de trabajo.
2. CONSULTAS
Las consultas son un sistema propio de Access que incrementa notablemente la utilidad de las BBDD. Básicamente son un conjunto de instrucciones, adecuadamente ordenadas, que permiten 'ver' la información a través de distintos filtros. Es decir, selecciona, ordena, clasifica, analiza, etc. la información bajo distintos criterios introducidos por el usuario.
3. FORMULARIOS
Los formularios suponen una nueva interfaz de comunicación entre el usuario y la BBDD. Mediante los formularios tenemos acceso a las tablas y consultas, tanto para modificarlas como para observarlas, obtener datos o emitir todo tipo de listados.
4. INFORMES
Son la opción por la cual podemos emitir o externalizar la documentación almacenada en las tablas, y filtrada o no, a través de las consultas.
El resto de elementos (Páginas, Módulos y Macros, serán estudiados más adelante y ahora no son necesarios para proseguir nuestro conocimiento de Access)
Una recapitulación
En este punto es muy importante realizar una recapitulación acerca de cómo se organiza la información en Access y cómo obtenemos utilidad de la misma.
La información se almacena en las tablas. Estas pueden ser de muy diversos tipos y, además, se pueden vincular entre ellas estableciendo relaciones de dependencia.
La información puede observarse, obtenerse y analizarse a través de las consultas. En las consultas el usuario introduce en Access distintos tipos de criterios que clasifican y analizan la información de forma automática.
Mediante los formularios, definibles por el usuario, se establece la actualización o modificación de las tablas, es decir, se 'interactúa' con la información almacenada.
Finalmente, mediante los informes, toda la información puede externalizarse, bien directamente desde las tablas o bien filtrada por las consultas.
Esta la estructura primaria y lógica de funcionamiento del Access. De este modo, si antes recomendábamos un análisis y planificación previos, ahora, el usuario, deberá contar con todas las opciones de las que dispone y planificar adecuadamente, es decir, realizar un diseño previo de lo que será su BBDD.
Veamos un resumen gráfico de lo comentado:
